Niet zo gek. Want zodra je je erin verdiept, gaat het al snel over modellen, agents, automatisering, Copilot, ChatGPT, koppelingen en allerlei andere termen. Voor je het weet ben je vooral bezig met wat er technisch allemaal mogelijk is.
Terwijl dat eigenlijk niet het goede vertrekpunt is.
Bij Digital Mindz kijken we liever eerst naar iets veel simpelers:
Wat doe je iedere dag?
Waar verlies je tijd?
Wat komt steeds terug?
Waar zit onnodig handwerk?
En wat zou eigenlijk makkelijker moeten kunnen?
Daar begint het.
Je hoeft niet meteen te weten wat je met AI wilt
Een van de lastigste vragen die je iemand kunt stellen is:
“Wat zou je binnen jouw bedrijf met AI willen doen?”
Daar kun je natuurlijk enthousiast over gaan brainstormen, maar meestal krijg je óf hele grote ideeën óf juist stilte.
Dat is ook logisch.
Je hoeft als ondernemer, manager of medewerker helemaal niet te weten wat AI technisch kan. Net zoals je niet precies hoeft te weten hoe je boekhoudpakket gebouwd is om ermee te kunnen werken.
Een veel betere vraag is:
Waar ben je op een normale werkdag onnodig veel tijd mee kwijt?
Dan komen de antwoorden meestal vanzelf.
Mails beantwoorden. Informatie uit verschillende systemen verzamelen. Verslagen maken. Offertes voorbereiden. Lijstjes bijhouden. Gegevens controleren. Tickets doorspitten. Documenten vergelijken. Klantvragen samenvatten. Iedere week dezelfde rapportage maken.
Dat zijn voor ons veel interessantere gesprekken.
Niet omdat overal meteen AI tussen moet, maar omdat je dan kijkt naar het werk zoals het echt gebeurt.
De grootste fout: beginnen bij de techniek
Bedrijven die met AI aan de slag willen, denken al snel dat ze een complete AI-strategie nodig hebben. Of dat ze direct iets groots moeten bouwen.
Een chatbot voor alle klanten. Een volledig geautomatiseerd proces. Een assistent die toegang heeft tot alle bedrijfsinformatie. Een systeem dat zelfstandig werkzaamheden uitvoert.
Dat klinkt interessant, maar vaak maak je het jezelf daarmee onnodig moeilijk.
Je moet ineens nadenken over tientallen processen, uitzonderingen, toegangsrechten, systemen en verantwoordelijkheden. Het project wordt groter en voordat er daadwerkelijk iets beter werkt, ben je maanden verder.
Daarom beginnen wij liever klein.
“Dit doe ik iedere dag en eigenlijk is dit behoorlijk irritant.”
Pak één taak waarvan iemand in je organisatie dit zegt. Daar zit vaak je eerste goede toepassing.
Het voordeel daarvan is dat je snel merkt of iets echt werkt. Niet in een presentatie, maar gewoon tijdens een normale werkdag.
Kijk vooral naar werk dat steeds terugkomt
De beste eerste toepassingen zijn lang niet altijd de spectaculairste. Sterker nog: meestal zijn ze behoorlijk saai.
En dat is juist goed.
- informatie uit e-mails halen en op de juiste plek zetten;
- een lang document terugbrengen naar de belangrijkste punten;
- klantvragen samenvatten voordat iemand ermee aan de slag gaat;
- terugkerende controles uitvoeren;
- informatie uit verschillende bronnen naast elkaar leggen;
- een eerste opzet maken voor een offerte, verslag of antwoord;
- grote hoeveelheden tickets of aanvragen analyseren om patronen te herkennen.
Het zijn werkzaamheden die vaak gewoon onderdeel van iemands baan zijn geworden. Niemand denkt er meer echt over na.
Maar als een medewerker iedere dag twintig minuten besteedt aan iets wat in vijf minuten kan, dan praat je over meer dan tachtig uur per jaar.
En dat is maar één medewerker en één taak. Daar begint AI ineens een stuk concreter te worden.
Een eenvoudig voorbeeld: van informatie verzamelen naar controleren
Neem een offerteproces.
In veel bedrijven begint dat ongeveer zo:
Een klant heeft een gesprek gehad met een accountmanager. Er staan wat aantekeningen in een CRM-systeem. Er zijn een paar e-mails verstuurd. Een technisch collega heeft aanvullende informatie gegeven en ergens staat nog een Excel-bestand met berekeningen.
Vervolgens moet iemand daarvan een goede offerte maken.
Die persoon zoekt alle informatie bij elkaar, maakt een samenvatting, controleert of alles compleet is, werkt een voorstel uit en kijkt vervolgens nog een keer of bedragen, marges en afspraken kloppen.
Een groot deel van die tijd gaat niet zitten in het nadenken over de beste oplossing voor de klant. Het gaat zitten in verzamelen, overtypen en controleren.
En juist daar kun je iets veranderen.
Stel dat alle beschikbare informatie eerst automatisch wordt samengebracht. Het gesprek wordt samengevat. De belangrijkste wensen van de klant worden eruit gehaald. Ontbrekende informatie wordt zichtbaar gemaakt en er wordt alvast een eerste opzet voor het voorstel voorbereid.
De medewerker hoeft dan niet meer vanaf nul te beginnen. Zijn werk verschuift.
Informatie zoeken, kopiëren en een document opbouwen.
Controleren, aanpassen en de inhoud beter maken.
Dat verschil vinden wij belangrijk.
Het doel is niet om de medewerker uit het proces te halen. Het doel is om ervoor te zorgen dat die medewerker minder tijd kwijt is aan werk waar weinig denkwerk voor nodig is.
AI hoeft je bedrijf niet over te nemen
Rond AI ontstaat soms het idee dat uiteindelijk alles vanzelf moet gaan. Maar waarom eigenlijk?
Een proces kan al enorm verbeteren als 30 procent van het onnodige werk verdwijnt.
Misschien schrijft AI niet zelfstandig je volledige offerte, maar maakt het wel een goede eerste opzet.
Misschien beantwoordt het niet zelfstandig al je klantvragen, maar zorgt het er wel voor dat de medewerker direct ziet wat de klant precies vraagt en welke informatie daarbij hoort.
Misschien neemt het je supportafdeling niet over, maar kan het wel honderden tickets analyseren en laten zien welke vragen iedere week opnieuw binnenkomen.
Dat laatste kan trouwens veel waardevoller zijn dan alleen sneller tickets beantwoorden.
Als blijkt dat klanten steeds over hetzelfde onderwerp contact opnemen, moet je jezelf namelijk ook afvragen waarom die vraag überhaupt zo vaak gesteld wordt.
Misschien ontbreekt er een goede handleiding. Misschien is een proces onduidelijk. Of misschien kun je iets aanpassen waardoor de vraag helemaal niet meer gesteld hoeft te worden.
Dan gebruik je AI niet alleen om sneller te werken. Je gebruikt het om beter naar je eigen organisatie te kijken.
Begin niet met automatiseren wat eigenlijk niet goed werkt
Daar zit nog een belangrijke stap vóór.
Niet ieder bestaand proces moet je zomaar automatiseren.
Soms is een proces door de jaren heen ontstaan uit losse afspraken, uitzonderingen en tijdelijke oplossingen. Als je dat één-op-één automatiseert, heb je daarna vooral een sneller rommelig proces.
Daarom stellen we eerst een paar simpele vragen.
Waarom doen we dit eigenlijk zo?
Welke informatie hebben we echt nodig?
Wie moet hier iets mee?
Welke stappen voegen daadwerkelijk iets toe?
Pas daarna kijk je naar wat slimmer kan.
Soms blijkt AI vervolgens helemaal niet nodig te zijn. Een betere afspraak, formulier of koppeling kan soms al voldoende zijn.
Ook dat is een prima uitkomst.
Het gaat uiteindelijk niet om zoveel mogelijk AI gebruiken. Het gaat om beter werken.
Van één slimme toepassing naar een betere manier van werken
Als de eerste toepassing eenmaal goed werkt, gebeurt er meestal iets interessants. Mensen gaan anders naar hun eigen werk kijken.
“We doen iedere maand eigenlijk ook zo’n controle.”
“Kunnen we dit niet ook met onze klantvragen doen?”
“Iedere vrijdag ben ik twee uur bezig met die rapportage.”
“Deze gegevens voeren we op drie verschillende plekken in.”
En zo ontstaat vanzelf de volgende stap.
Niet vanuit een groot plan dat vooraf volledig is uitgedacht, maar vanuit werkzaamheden waarvan je inmiddels weet dat ze beter kunnen.
Daarna kun je processen steeds verder met elkaar verbinden. Van een kleine ondersteuning bij één taak naar een workflow waarin informatie automatisch wordt verwerkt, gecontroleerd en klaargezet voor de volgende persoon.
Maar de basis blijft hetzelfde:
Begin bij het werk. Niet bij AI.
Wat kun je morgen al doen?
Je hoeft hiervoor nog geen software te kopen of een groot project te starten.
Kijk morgen eens bewust naar je eigen werkdag. Iedere keer dat je denkt:
“Daar ben ik alweer mee bezig.”
of:
“Waarom moet ik dit eigenlijk iedere keer handmatig doen?”
schrijf je het op.
Doe dat een week. Vraag een paar collega’s hetzelfde te doen.
Waarschijnlijk heb je daarna geen tekort aan AI-ideeën. Je hebt een lijst met echte werkzaamheden waar mensen tijd aan kwijt zijn.
En dat is precies waar een goede toepassing begint.
Niet bij de vraag wat AI allemaal kan. Maar bij de veel belangrijkere vraag:
Wat zou binnen jouw bedrijf gewoon een stuk makkelijker mogen?